Logo-BM-Black

Best practice och funktioner i BrandMaster som hjälper er följa GDPR

Digital Asset Management Best practice

4 minuters läsning

Vi har tidigare presenterat och gått igenom lite grundläggande information om GDPR och hur det påverkar arbetet med företagets mediabank. Denna gång ska vi dyka ner i just BrandMaster-plattformen och hur ni kan arbeta i systemet för att följa direktivet.

Informationen nedan vänder sig i första hand till dig som är kund hos oss på BrandMaster, men kan också vara till hjälp om ni tittar på att köpa in BrandMaster och vill få en uppfattning om vilka funktioner som stöttar er i att hålla er på rätt sida lagen.

Användarrättigheter och tillgång

Ur en administrationssynpunkt är det guld värt att kunna styra över tillgång och användarrättigheter. Det gör det enklare att skärma av delar av innehållet från användargrupper så att exempelvis bara administratörer eller super users kan ladda upp filer eller skapa nya kampanjer.

Med hjälp av användargrupper kan ni i er BrandMaster-portal kan ni styra över tillgång till:

  • Arkiv i mediabanken

  • Artiklar och sidor i ert Brand Center

  • Aktiviteter i Campaign Manager

Best practice för mediabanken

En viktig komponent i BrandMaster-plattformen är det DAM-system, alltså mediabank, där företagets filer och bilder samlas. Det är här lejonparten av arbetet med att GDPR-säkra hanteringen av data i ert Brand Management-plattform kommer att vara.

Sökbara dokument

Se till att uppladdade dokument är OCR-skannade och sökbara så att det enkelt går att hitta dokumentet när ni söker på namn, telefonnummer eller annan personinformation.

Aktivera obligatorisk metadata

Skapa en policy kring att lägga in metadata för bilder. I metadatan kan ni t.ex. ange namn på de personer som är på bild så att allt material går att filtrera fram när ni ska hitta bilder som en viss person förekommer på.

I BrandMaster kan ni aktivera fält för obligatorisk metadata så att viss typ av information måste fyllas i när filer laddas upp. Det är möjligt att koppla på så att olika typer av metadata efterfrågas för olika bildtyper såsom personalbilder, video, stockfoto/köpbilder etc.

Samtycke för bilder

Samlar ni in samtycke för att ta, lagra och använda bilder kan ni också hantera samtycket i mediabanken. Skapa ett separat arkiv eller kategori för alla samtycken (och kom ihåg att begränsa vilka som kommer åt detta!) eller lägg till det som en bifogad fil till uppladdade bilder.

Sätt giltighetstid för bilden

Det går att automatiskt arkivera bilder så att de inte finns i bildarkivet för evigt. Personporträtt är kanske ändå inte hållbara mer än 2 år innan det är dags att ta nya, och företagsbilder för marknadsföringsmaterial ska nog uppdateras oftare än vart 5:e.

Skapa alltså en policy för hur länge ni sparar olika typer av bilder, och se till att det alltid finns ett utgångsdatum för filerna ni laddar upp.

Best practice för kampanjhanteraren

Modulen Campaign Manager innehåller som bekant funktioner för:

  • E-postmarknadsföring

  • Att skapa landningssidor med formulär

  • Skapa och genomföra undersökningar

  • Analysera sidbesök, öppningar etc.

  • Aktivitetskalender över kampanjer, planerade aktiviteter och event

Alltid nya kontaktlistor

In för e-postutskick bör ni alltid importera nya listor från ert CRM, där ni hanterar samtycke och annan kontaktdata, och ladda upp i Campaign Manager. Tänk på att ni inte behöver mer information är e-postadress, och eventuellt enstaka personlig information såsom förnamn. Ladda alltså inte upp information bara för saks skull; håll listorna rena och ladda bara upp det som behövs för kampanjen.

Integrera med CRM

Hantera kontakter i ert CRM och synkronisera information när de avprenumererar från utskick. I dagsläget finns integration med SuperOffice, Salesforce och Dynamics365 som gör detta enkelt att hantera.

Anonymisera data

Aktivera automatisk anonymisering av data för att få aggregerad data och rapporter med statistik som inte går att knyta till enskilda personer. På så sätt får ni behålla rapporterna för frågeformulär, undersökningar och e-postutskick långt efter att kontakter har raderats.

Popup-fönster

Ställ in popup-fönster som hoppar fram när en ny kampanj skapas. Bra för att inkludera instruktioner för GDPR-hantering internt och annat som ska tänkas på. Lägg också till bockruta för att användaren ska bekräfta att hen läst igenom informationen.

Ta gärna kontakt!

Förhoppningsvis har du nu en lite tydligare uppfattning om vilka möjligheter ni har i BrandMaster för att tackla GDPR. Tänk på att ni alltid kan höra av er till er kontaktperson på Customer Success för frågor och hjälp med att se över inställningar och arbetsprocesser.

Är du inte kund till oss idag men vill veta mer om funktioner i BrandMaster ska du inte tveka att ta kontakt med oss genom att följa länken nedan.

Ta kontakt med oss för mer information om BrandMaster