Brandmaster Logo symbol

Guide: Hvordan velge et digital asset management system

Digital Asset Management / DAM

Digitale eiendeler spiller en viktig rolle i selskapets virksomhet. Filer og dokumenter opprettes daglig av noen for noen. Men hvor lagres disse filene? Og hvem har tilgang til dem? Hva skjer hvis filoppretteren forlater selskapet? Er filene fortsatt i selskapets besittelse, eller går de tapt? Massevis av spørsmål og mulige katastrofer kommer til overflaten når vi graver i filuniverset.

Ta det med ro. I denne guiden ser vi på viktigheten av å ha et bra digital asset management-system og hva du trenger å vite før du velger ditt DAM-system.

Før du bestemmer deg for hvilket digital asset management-system du skal velge, må du kjenne til nåværende status på hvordan filer administreres, utfordringene ansatte og team opplever med filadministrasjon, hvordan dette påvirker arbeidsdagen og hvor mye tid og ressurser som brukes på vedlikehold og produksjon av filer. Å ha innsikten i dette vil hjelpe deg med å forstå kompleksiteten i det å håndtere filer samt konsekvensene av dårlig filhåndtering, dette vil også hjelpe deg i beslutningsprosessen.

Kartlegg nåværende filhåndteringsstatus

Hvilke digitale eiendeler finnes i din bedrift?

Filer og digitale dokumenter uavhengig av innhold er digitale eiendeler, opprettet for å tjene et formål for dine ansatte og bedriften. Bilder, videoer, kontrakter, bestillinger, ansattdokumenter, presentasjoner og salgsdokumenter er digitale eiendeler. Og dersom du syntes du har mange eiendeler i omløp nå kan vi forsikre deg om at mengden digitale eiendeler i selskapet ditt bare vil fortsette å øke i takt med utviklingen av den papirløse verdenen vi lever i.

Før du leser videre, gjør en rask analyse av hvor mange digitale eiendeler selskapet ditt har og hvor mye du antar haugen vil vokse i løpet av det neste året.

Brand-Center-bcg-rectangleLes også: Hva er digital asset management?

Vit verdien av eiendelene dine

Dette er en viktig detalj, og mange bedrifter ignorerer betydningen og verdien av eiendeler. Uavhengig av filenes formål har det blitt brukt tid og ressurser på å opprette filene. Men det er ikke bare en kostnad involvert, eiendelene har også en bruksverdi. Bedrifter må se på dette som en investering i intellektuell eiendom det er viktig å beskytte. Du må kjenne til denne verdien.

Forstå utfordringene med håndtering av filer i bedriften din

Å håndtere filer er vanskelig. Fordi filer er opprettet av enkeltpersoner, er det ikke uvanlig at man mangler fullstendig oversikt og ansvar. Når vi snakker med mulige kunder, blir vi ofte fortalt at de har kontroll på filene sine og det er ikke nødvendig å forbedre noe. En nærmere titt avslører imidlertid en annen historie.

  • Filer lagres på mange forskjellige steder: Dropbox, Adobe cloud, skrivebord, private mapper, begrensede serverlokasjoner, e-post, SharePoint. Først og fremst, hvem har full oversikt over dette? For det andre, hvordan kan du forvente at alle i selskapet vet hvor de skal finne hva?
  • Begrenset tilgang: Med mange filer på kjente og ukjente steder er begrenset tilgang opplagt. Uten tilgang, hvordan kan du vite hva som eksisterer? Og hvordan kan noen andre bruke filene?
  • Fildupliseringer og versjonsavvik: På grunn av flere lagringsalternativer blir resultatet spredt lagring. Ikke bare resulterer dette i fildupliseringer, men hvordan holder du kontroll over den siste og endelige versjonen?

Hva kan vi lære av dette? Dårlig filforvaltning er rett og slett dårlig for bedriftens effektivitet og kostnadskontroll.

  • Når du ikke vet at det eksisterer, vil du bruke tid og ressurser på å gjenskape filer.
  • Når du ikke vet hvor du skal lete, bruker du unødvendig mye tid på å søke etter filer. Tid du kunne ha brukt på verdiskapende arbeid.
  • Når du ikke vet om du har siste versjonen for hånden, er sannsynligheten for å få tak i feil fil stor. Skadene ved å bruke feil fil kan være uopprettelige.

Sørg for at du kartlegger hvor bedriften og de ansatte lagrer filer, hvem som har og trenger tilgang, hvor ofte brukes filene og hvor mye koster det å drifte nåværende filhåndtering.

New call-to-action

Kartlegg hvorfor digital asset management er viktig for din bedrift

Skikkelig filhåndtering er viktig fordi det er essensielt å beskytte og ta vare på bedriftens immaterielle rettigheter. Men det er ikke alt. Med digital asset management samler, strukturerer og deler man filer fra ett enkelt sted og man får en såkalt «one source of truth». Et DAM-system forbedrer måten du jobber på ved hjelp av automatiserte arbeidsprosesser og standardisering. Dette resulterer i:

  • Forbedret bedriftseffektivitet: Når alle vet hvor de skal lagre og hvor de skal lete etter filer, blir det enkelt å finne filer, og ingen overflødig tid går til spille.
  • Reduserte unødvendige kostnader: Når du standardiserer hvor du skal lagre filer, er det ikke lenger behov for å beholde ulike lagringssystemer. En annen kostnadsbesparelse er når tiden du bruker på å søke etter dokumenter som aldri blir funnet, forsvinner. Og som til slutt resulterer i at filen lages på nytt...
  • Tydelig arbeidsflyt mellom avdelinger: Alle trenger filer. Det som gjør DAM til et verdifullt verktøy her, er enkelheten ved å dele filer. Enten ved at noen oppretter en presentasjon, en release note, et salgstilbud eller kanskje du har et globalt oppsett med tilpasningsbehov. Alt dette kan håndteres i DAM’en - kvalitetssikret.

Når du kjenner til utfordringene og hvordan dette påvirker bedriften din i dag, kan du enkelt evaluere og rettferdiggjøre hvorfor du trenger å investere i et DAM-system.

DAM-funksjoner og egenskaper du bør se etter

  • Skylagring: Å jobbe fra «hvor som helst» er den nye standarden. Derfor må du sørge for at du lagrer filene og dokumentene dine med full tilgjengelighet. En skyløsning er skalerbar og er et standardkrav for de fleste bedrifter.
  • AI-teknologi: Filer inneholder mye data og informasjon, og hvem vil vel fylle ut dette manuelt? Med antall filer bedriften din har, må du sørge for at det er enkelt å laste opp filer. Med AI-teknologi får du en assistent som hjelper deg å legge til metadata automatisk. Og det blir også søkeassistenten din når du leter etter filer.
  • Metadata: Dette er et «must». Jo mer data du kan legge til filene, jo enklere er det å finne dem og bruke dem riktig. Data som farge, plassering, fotograf, opphavsrett, filoppretter, beskrivelse av innhold, bildedata og mye mer, er viktig informasjon. Sørg for at du kan definere dine egne metadataegenskaper.
  • Taksonomi: Også et «must-have». Nøkkelord og tagger er viktig informasjon filene dine trenger for å sikre god søkbarhet. Jo bedre du planlegger dette, jo mer effektivt blir DAM-arkivet ditt. Sørg for at du kan tilpasse tagger og nøkkelord som passer til bedriftens og brukernes behov.
  • Kategorisystem: Struktur er viktig når det gjelder filer. Det hjelper brukerne med å finne filene de trenger raskt. Med et kategorisystem med flere nivåer kan du opprette et hierarki som er logisk for alle i bedriften, ikke bare én enkelt avdeling eller person.
  • Forhåndsvisning av filer: Dette er et absolutt. Et arkiv uten forhåndsvisning av filer er ubrukelig. Uansett filtype, sørg for at DAM-systemet oppretter miniatyrbilder. Miniatyrbilder er filinformasjon som gjør det enkelt for brukerne å finne og laste ned riktig fil raskt.
  • Fasettert søk: Med metadata, taksonomi, forhåndsvisning av filer og kategorier på plass, er det enkelt å finne filer. En ekstra fasettert søkefunksjon hjelper brukere med å begrense søket enda mer. Dette er nyttig når arkivet ditt har tusenvis av filer.
  • Automatisk filtype-generering: Når det gjelder vedlikehold av filer, er det smart å tenke enkelhet og effektivitet. I stedet for å måtte lage flere ulike filformater som trenger regelmessig vedlikehold og oppdateringer, laster du opp én fil og lar DAM-systemet gjøre resten. Du bestemmer hvilke filtyper som skal skapes automatisk.
  • Forhåndsbestemte filformater: Når det kommer til bildefiler, er filformat viktig. Slike filer blir regelmessig etterspurt i en rekke størrelser. Og igjen, du vil holde ting enkelt. Bestem på forhånd hvilke størrelser hvert bilde skal være tilgjengelig i, og la DAM-systemet generere det endelige formatet. Vedlikehold av filer er enkelt med denne funksjonen.
  • Smart beskjæring: Når endring av størrelse er en del av prosessen, er det lurt å sørge for at brukerne beskjærer bildene profesjonelt. Med et smart beskjæringsverktøy kan brukerne definere bildefokus eller detalj-område som sikrer at viktige bildedetaljer forblir synlige.
  • Fleksibel tilgangskontroll: Når du legger alt i én kurv, må du ha kontroll på hvem som har tilgang til hva. Definer brukergrupper og administrer interne og eksterne brukere på en enkel måte.
  • Forhåndsdefinert opplasting: Å ha et DAM-system handler om å samle alt under ett tak. For å sikre at DAM-strukturen forblir intakt må du sørge for at du kan definere forhåndsbestemte opplastingsinnstillinger som automatisk tagger og kategoriserer filer. Dette er spesielt nyttig for eksterne leverandører som leverer innhold og filer til bedriften din.
  • Versjonskontroll: Du må sørge for at filene dine er gyldige og unngå at feil filer distribueres. Med versjonskontroll og filutløpsadministrasjon er dette enkelt.

dam funksjonerDenne listen kan blir uendelig lang, poenget vi ønsker å påpeke er at du må se etter et DAM-system som er fleksibelt og ressurssterkt. Et digital asset management-system er et verktøy for hele selskapet, og det er mange hensyn å ta. Ikke bare på brukernivå, men også på systemnivå. Jo bedre du innlemmer og kobler sammen de digitale systemene dine, jo bedre blir arbeidsflyten og effektiviteten, og ikke minst påvirker det bedriftens kostnadsnivå positivt.

Les også: Dette er grunnen til at digitale assets stjeler tiden din

Når du har kravspesifikasjonen foran deg, må du lage en leverandøroversikt.

Kartlegg hvilke leverandøralternativer som finnes for et digital asset management-system

Det er mange DAM-systemer å velge mellom og vi anbefaler at du gjør en grundig leverandøranalyse. Du må ta i betraktning både brukerne, administratorene og bedriften. Hva er hovedårsaken til behovene og hvordan ser du for deg bruken? Dette er en langsiktig investering, og du må sørge for at det blir verdt det. Hvis du ender opp med et system som ingen vil bruke, vil du raskt rykke tilbake til start.

Før du velger system, må du kartlegge DAM-alternativene og lage en sammenligning over hvem du ønsker å se nærmere på. Vi anbefaler at du tenker utenfor boksen. Det digitale landskapet endres raskt, og selv om du leter etter et system for å lagre filer i dag, er det stor sjans for at fremtidige behov endres.

Velg ditt digital asset management-system

Du vil finne mange leverandører som leverer samme type teknologi og funksjoner. Kanskje det koker ned til pris når dagen er omme. I BrandMaster vet vi at det er mer enn pris som gjelder.

Et godt digital asset management-system kan være mer enn et filarkiv eller en bildebank. Se for deg at du kan koble filer til en digital profilhåndbok, til nettstedet ditt, PIM, CRM, en nettbutikk eller til et digitalt planleggingsverktøy. Mulighetene for integrasjoner er uendelige, sjekk de ut her.

Med alternativene dine foran deg, er det på tide å grave i detaljene. Hvis funksjoner, egenskaper og til og med integrasjonene er likt, er det enkelt å falle tilbake på pris.

Da et digital asset management-system skal fungere for hele bedriften, må du sørge for at alle behov dekkes. For hva er vel verre enn å investere i et system som ingen vil bruke?

Se nærmere på detaljer som:

  • Brukervennlighet: Med DAM vil du ha både back-end og front-end brukere, og du må sørge god og enkel arbeidsflyt for begge parter.
  • Tilgangsnivåer: Ingen trenger å se alt. Forsikre deg om at systemet du ønsker lar deg etablere tilgangsnivåer som samsvarer med bedriftens behov.
  • Sikkerhet: Sikkerhet er viktig når det gjelder digitale filer. Forsikre deg om at DAM-systemet ditt oppfyller nødvendige sikkerhetsstandarder og ikke er gjenstand for eksterne trusler.
  • Teknologi: Martech-landskapet endres raskt, sørg for at du velger en leverandør som er der i det lange løp. Se på selskapets historie og visjon, hvilke planer har de for produktet sitt?
  • System og drift: Du kan ikke risikere at filene blir utilgjengelige. Kontroller at DAM-systemet er basert på pålitelig og stabil teknologi som sikrer tilgjengelighet 24/7.
  • Fremtidssikker: Ingen vet hva morgendagen bringer, eller hva bedriften din vil trenge i fremtiden. Selv om et DAM-system er det eneste du trenger i dag, må du ikke begrense valget av leverandør til det. Digitale filer er en viktig del av driften din, sørg for at du velger et system som kan vokse med deg. Enten med muligheten til å velge flere applikasjoner eller integrere med 3rd parts leverandører.

Med BrandMaster DAM-system tilkoblet og integrert får du i tillegg til det over:

  • Beskyttelse av eiendelene dine: Eiendeler opprettes av ansatte. Men det er bedriftens eiendom. Ved å samle alle filer på ett sted, trenger du ikke å bekymre deg for at filer går tapt eller er bortgjemt. Filer administreres og kontrolleres sentralt uavhengig av hvem som oppretter filen.
  • Moderniserte prosesser: «One source of truth» sikrer pålitelig og automatisert distribusjon av filer og dokumenter.
  • Reduserte kostnader: Ved å eliminere antall fillokasjoner bedriften din har, er kostnadsreduksjonen åpenbar. Men du eliminerer også skjulte kostnader - kostnadene ved arbeidstid som brukes på å søke etter og gjenskape tapte filer.
  • Merkevarebeskyttelse: Merkevaren din er din mest verdifulle eiendel. Å sikre og bevare merkevaren trygt i et DAM-system er et absolutt. Men når du kobler merkevaren din til profilhåndboken, får markedsføringsavdelingen din en løsning som hever merkevareprosessene dine til et helt nytt nivå og sørger for merkevarekonsistens.

Nysgjerrig på mer? Ta gjerne kontakt med oss og vi tar deg med på innsiden av hva vårt digital asset management system kan gjøre for din bedrift.

New call-to-action