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Wie Sie die Erstellung von Dokumenten automatisieren

Branding-Vorlagen Vorlagen-Technologie

Wussten Sie, dass 77 % der Unternehmen mit markenfremden Inhalten arbeiten? Das ist eine hohe Zahl! Vor allem, wenn uns immer wieder gesagt wird, was es braucht, um Markenkonsistenz zu erreichen. Was machen wir falsch? Und an welchem Ende der Skala befinden Sie sich? Unter den erfolgreichen 23 %? Oder gibt es Raum für Verbesserungen?

Eine der Herausforderungen bei der Wahrung der Markenkonsistenz besteht darin, die Geschwindigkeit der Markenlieferungen aufrechtzuerhalten. Sowohl über die Kanäle und Plattformen, die Marketer kontrollieren, als auch durch die Unterstützung von Kollegen bei ihren Markenanforderungen.

Ertrinken Sie nicht in Brand Assets

Für Marketer ist die Erstellung von Dokumenten Teil der täglichen Arbeit. Die Unterstützung von Kollegen mit Werbemitteln und Brand Assets für verschiedene Zwecke ist ein wichtiger Teil davon. Wenn Sie Glück haben, unterstützen Sie auch verschiedene Sprachen, und Sie haben alle Hände voll zu tun. Ganz zu schweigen von all den verschiedenen Formaten und Dateitypen, mit denen Sie zurechtkommen müssen. Bis 2025 wird die Welt 200 Zettabytes an Daten speichern müssen. Seien Sie versichert, dass Sie und das Unternehmen, für das Sie arbeiten, Teil dieser Statistik sein werden.

Das können Sie nicht ignorieren, denn es bedeutet, dass Sie als Marketer in Kürze in der Dokumentenerstellung ertrinken werden. Natürlich nur, wenn Sie nicht einen Weg finden, intelligenter und effizienter zu arbeiten. Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, Ihre Optionen zu sortieren. Schauen wir uns an, wie Ihnen die Automatisierung der Dokumentenerstellung Ihnen helfen kann.

Automatisierung = Standardisierung und Effizienz

Bei der Dokumentenautomatisierung werden Dokumente in intelligente Vorlagen umgewandelt. Für Marketer bedeutet dies, die Verwendung von Markenvorlagen, um an 365 Tagen im Jahr markengerechte Werbemittel zu gewährleisten. Es geht darum, Ihre Marke zu standardisieren, um agil und effizient zu bleiben, ohne in markenfremde Fallen zu tappen.

Durch die automatisierte Erstellung von Dokumenten schaffen Sie nicht nur für Ihr Marketing-Team, sondern für das gesamte Unternehmen Routinen. Wo Sie sich früher abmühten, Assets mit Ihrem Branding auf Abruf zu liefern, und Ihre Kollegen frustriert waren, überlassen Sie diese Aufgabe jetzt denjenigen, die sie benötigen. Und es besteht keine Gefahr, dass Sie die Identität Ihrer Marke beschädigen. Wenn Sie sich ein Bild davon machen wollen, sehen Sie sich die Holiday Pirates an und wie sie Designvorlagen in ihre Marketingprozesse integriert haben.

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Verwandeln Sie Ihre Grafiken in Vorlagen und automatisieren Sie die Erstellung von Dokumenten

Es gibt keine Funktion in Adobe InDesign oder Illustrator, mit der Designer Vorlagen für jeden erstellen können. Ja, es gibt eine Vorlagenfunktion, aber um diese Vorlagen zu verwenden, sind Design- und Software-Know-how, sowie Kenntnisse erforderlich. Sie brauchen etwas Intelligenteres. Denn wenn Sie jeden zum Designer machen lassen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Marke unantastbar ist.

Die Konvertierung Ihrer Grafiken ist einfacher, als es scheint, aber Sie müssen in eine Vorlagentechnologie investieren. Ein Werkzeug, das Ihr Brand Management revolutionieren wird.

Und so funktioniert es:

  1. Entwerfen Sie Ihre Marke. Bevor Sie eine Vorlage erstellen, müssen Sie die Identität Ihrer Marke festlegen. Unabhängig davon, ob Sie über interne Ressourcen oder eine Kreativagentur verfügen, die Ihnen zur Seite steht, muss der Designprozess durchgeführt werden. Wenn Sie mit dem Aussehen zufrieden sind, können Sie weitermachen.
  2. Konvertieren Sie Ihre Entwürfe in Vorlagen. Erstellen Sie mit Hilfe der Template Technologie Online-Vorlagen für Ihre Marke. Hoffentlich haben Sie zu diesem Zeitpunkt ein Werkzeug gewählt, das Ihnen genau das liefert, was Sie brauchen.
  3. Legen Sie fest, was geändert werden kann und was nicht. Aus der Sicht des Marketers dienen die Vorlagen dazu, den Output Ihrer Marke zu sichern, aber Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Vorlagen ihren Zweck für die Nutzer erfüllen. Wenn die Nutzer z. B. ihre lokalen Bürodaten eingeben müssen oder es wichtig ist, dass sie dem Material ein lokales Bild hinzufügen können, dann müssen Sie sicherstellen, dass die Vorlage dies ermöglicht. Finden Sie das Gleichgewicht, ohne Ihre Marke zu gefährden.
  4. Stellen Sie Ihre Vorlagen zur Verfügung. Nichts kann sinnvoll eingesetzt werden, wenn es nicht zugänglich ist. Jeder muss wissen, dass es Ihre Vorlagen gibt, und jeder muss Zugang dazu haben.
  5. Entwickeln Sie Ihre Marke. An dieser Stelle wiederholen Sie die oben genannten Schritte. Ihre Marke muss kontinuierlich gepflegt werden. Wenn sich der Markt verändert, sollten Sie den Trends folgen und Ihre Marke bei Bedarf aktualisieren. Und das ist das Schöne an Online-Markenvorlagen. Es ist ganz einfach, Ihre Marke zu aktualisieren. Wenn neue Vorlagen verfügbar sind, wird Ihre Marke sofort aktualisiert.

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Wenn Markenvorlagen vorhanden sind, haben Sie die Erstellung von Dokumenten automatisiert. Ihre Benutzer müssen sich nur noch anmelden, die gewünschte Vorlage auswählen und mit der Erstellung beginnen. Mit der richtigen Technologie werden sie durch jeden Schritt geführt, ohne dass sie über besondere Kenntnisse verfügen müssen. Es ist intuitiv, online und einfach.

Bleiben Sie mit Ihrer Marke konsistent

Die Kontrolle der Marke ist eine schwierige Aufgabe. Egal, wie oft Sie auf die Bedeutung der Einhaltung von Markenrichtlinien hinweisen, es gibt immer jemanden, der das Gegenteil tut. Die Anforderungen an die Bereitstellung von Markenmaterial und Brand Assets belasten auch Ihre Markenproduktion, da Sie nicht schnell genug arbeiten und es nur eine Handvoll Leute gibt, die solche Assets erstellen können.

Da die Markenkonsistenz ein wesentlicher Faktor für das Wachstum Ihres Unternehmens ist, dürfen Sie dies nicht auf die leichte Schulter nehmen. Gleichzeitig haben wir volles Verständnis für die Schwierigkeit, dieses Ziel zu erreichen. Durch die Automatisierung Ihrer Designprozesse können Sie jedoch die Verantwortung für die Erstellung von Werbemitteln und Assets dezentralisieren, ohne die Identität Ihrer Marke zu gefährden. Das ist pure Magie.

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